档案信息化是推动档案事业加快发展的火车头，也是提升档案工作更好地为社会服务的重要手段。近年来，甘肃省白银市档案局紧紧抓住“数字白银”的建设机遇，统筹规划，创新思维，加快推进了以档案网站建设、数据录入、电子文件管理和政务信息公开为主要内容的档案信息化建设，并取得了良好的社会效益和管理效益。

一、基本情况

白银市档案信息化建设起步晚，但步子快。2006年，市档案局成立了档案信息管理科，开始了馆藏档案数字化加工工作。2010年，集中购进了“珠海泰坦档案管理系统”80套，在市直机关进行了免费安装，拉开了机关档案信息化建设序幕。2012年，为适应“数字白银”第三期建设的需要，成立了白银市电子文件管理中心，协调将档案信息化系统移植融合到升级改造的市政府OA系统中，加强了电子文件管理，也构建起全市档案数字化应用平台，使全市档案信息化建设工作迈上新台阶。

(一)网站建设快速高效。按照局域网、互联网、党政协同网“三网”建设的目标，我们首先从局机关局域网建设着手，于2006年11月开通了有6个节点局域网，安装网络版档案管理软件，2007年5月在互联网上开通了白银档案信息网，2009年5月开通白银市政务办公协同网（简称党政OA网），形成档案数据录入、网络宣传与查询、网上办公各为一体的数字化工作和应用平台。特别是白银档案信息网，经过三次全面改版，网页栏目由原来局馆简介、馆藏介绍、政务公开、政策法规、档案展览、现行文件、珍档荟粹、档案编研、档案用品等10个一级栏目18个子栏目，新增了档案查阅、现行文件查阅和政务信息公开功能，网上公布文件级档案目录11.5万条，现行文件8000条，访问量与日俱增，极大地方便了广大群众查阅利用档案。

（二）档案数据库建设扎实有序。几年来，我们坚持以经济社会发展需求和特色档案为重点，完成建立了专题目录数据库6个，全文数据库3个，各数据库实行与外网物理隔离，专机录入和查询利用。一是馆藏档案目录数据库。目前已完成全部馆藏档案目录数据库建设，共建案卷目录、全引目录、开放目录、资料目录、各类专题目录和未进馆档案目录35万多条。二是馆藏档案全文数据库。按照分步实施的原则，已完成扫描馆藏民国档案20.1万幅，1956—2010馆藏档案15.5万幅和珍贵特色档案1万幅。另一方面对全部馆藏照片和录音录像（磁带）进行了数字化加工，并建立了相应的数据库。三是未进馆档案数据库。率先在全省整体推进了机关未进馆档案数据库建设，完成105家市直机关2002年—2012年未进馆永久保管档案著录条目7.1万条，全文扫描42.4万幅。

（三）电子文件管理明显加强。按照“前端控制、全程监管、集中存贮”的原则，各机关单位除保密文件外所有制发文件，都在OA系统进行上传登记和归档，并与每年1月20日前，将上年度OA系统中电子文件数据统一从各部门办结库进入到市档案局电子文件管理中心数据库，其管理权限也被同时移交到档案部门，实现了电子政务网上产生的电子文件与市档案局电子文件中心的自动流转。

（四）政务信息建设成效显著。市档案馆在一楼大厅设置了近80平方米的开放式现行文件查阅大厅，添置电脑、复印机、打印机等设备，建成了白银市现行“红头文件”超市。市现行文件中心成立至今，共收集市直各部门现行文件6000余份，各类政策法规汇编150余册。同时大力宣传，提高了现行文件中心的知晓率。通过现场查阅、网上查阅、电话查询等方式开展查阅利用服务，成效显著。到目前为止，共接待查阅利用现行文件350人次，查阅、复制现行文件630余份，架起了政府与群众连心桥。

二、主要做法

（一）领导重视,机构健全。全市各级档案部门坚持把档案信息化建设定位为“一把手工程、班子工程、全员工程”，并在人力、财力、精力上重点倾斜。一是人力倾斜。2008年12月市委办、市政府办印发《关于调整白银市各类领导小组、委员会组成人员的通知》，将市档案局列为“数字白银”建设领导小组成员单位之一。市档案馆依据《甘肃省档案信息化建设实施方案》，制定了《白银市档案信息化建设实施意见》，同时，经协调由市政府数字办负责我市档案信息化网络建设的技术指导和后台支撑。各县区档案部门积极争取团委的支持，先后引进优秀大学生西部计划志愿服务者6名，形成了“市—县（区）—部门—专家”四位一体的档案信息化共建机制。二是财力倾斜。近年来，市档案局先后整合各类资金80余万元，购置了服务器1台，交换机3台，路由器5台，台式电脑43台，笔记本电脑18台，扫描仪10台等设备。2010年，市档案局又筹集资金30余万元，集中购进“珠海泰坦档案管理系统”80套，为市直各机关单位免费进行了安装，并培训档案管理和操作员178人，有力保证了信息化建设。三是精力倾斜。在常年聘用人员进行档案录入和扫描的同时，每年每个干部职工都有一定档案录入和扫描任务，并纳入干部绩效考核之中，做到年初有安排、年中有督查、年终有考评。

（二）制度完善，责任明确。为保障我市档案信息化建设工作顺利开展，市档案局制定了《白银市档案数据安全管理制度》、《白银市档案网络安全管理制度》、《白银市网络信息发布制度》、《计算机安全管理制度》等制度，印发到各科室和县区档案局（馆），要求认真遵照执行，确保了信息化建设的安全。同时，为确保我市档案信息化建设的顺利开展，市档案局每年都将档案信息化建设纳入目标管理，并以目标任务的形式下达到各县区档案局和科室，严格考核，进行奖惩。

（三）统筹规划，注重实效。为便于档案信息化建设数据的统一和交换，在档案数据库建设的进程中，我们坚持利用为本、急用先上、即时见效、单项突破和整体推进的工作原则，稳步推进。一是坚持利用为本原则。档案的数字化不按全宗逐一推进，按需求规律来科学划定，将民国档案、现行文件、知青档案、计划生育审批档案、人事档案、婚姻档案等民生档案、群众关注的热点档案，作为首批数字化对象进行扫描著录。其效果是，全文数字化档案仅占馆藏档案的16%，而占利用档案总数的76%。二是坚持急用先上原则。针对破产企业职工、下岗人员集中办理社会低保、养老保险和退休等手续的需要，市档案馆组织全体干部职工，突击建成了著录1.7万条，扫描8.5万幅的破产企业工资专题档案数据库，即时投入使用后，其查准率迅速由原来的千分之一提升到百分之九十五，利用者平均等待时间缩短在5分钟之内，急用先上效果明显。三是坚持即时见效原则。在数据的采集过程中，采用了录入目录和全文扫描同步进行，随机链接，直接进入档案管理系统，实现了新增目录条目和每件全文信息无缝衔接，提高了档案收集、共享和利用效率。四是坚持单项突破原则。紧紧抓住“白银党政协同办公系统”建设契机，指导市政府数字办在“OA系统”内建立了电子文件归档流程，并联合督促各单位即时完成电子文件的收集、整理、归档、备份和数据移交，实现了OA系统与档案系统数据批量转换，成为电子档案归档进馆的突破口。五是坚持整体推进原则。从2008年开始，我们每年利用3—7月份集中立卷时机，引入精细化管理理念，打破科室职能分工，细化操作方法，设计了整理、归档、著录、扫描、备份一条龙的业务流程，率先在全省实现了机关未进馆档案数据库建设与文件归档整理同步启动，同步运行，同步检查，同步验收。此项工作的开展，不仅实现了档案数据提前进馆，集中备份管理，而且为档案部门更好地履行监管职能，提供了有力的抓手。

（四）安全管理，服务及时。档案信息安全工作是档案安全体系建设的重要组成部分,也是档案工作的生命线和底线。为此，我们成立了工作领导小组，完善了包括档案数字化、人员管理、岗位责任、网络安全、数据管理5个方面15种制度，同时，更加注重技术防范，采用了防火墙、物理隔离、数据加密等技术，有效地维护了档案数据库和电子档案的绝对安全。在利用方面，充分利用档案信息网站和市政府信息发布交换平台，公开开放档案目录内容10.5万条，发布各类信息326条，宣传了档案工作，提高了服务质量，展示档案部门形象。

三、几点体会

（一）领导重视，是做好档案信息化建设的保证。档案信息化工作开展以来，我们就主动向市委、市政府进行汇报，争取市上主要领导和分管领导重视与支持，协调市委组织部、市编办、市人社局等部门，解决了机构、编制和人员选调等问题，同时，将档案信息化建设纳入到“数字白银”建设的总体规划之中，有力推动了全市档案信息化建设。

（二）人才培养，是做好档案信息化建设的关键。档案信息化建设，需要档案人员与档案、计算机和网络同时打交道，这就要求工作人员不但要有娴熟的计算机操作技能，而且要有精通的档案业务知识。由于受到各种因素的制约，档案部门引进这种人才难度很大，从而增加工作成本，制约工作进程。

（三）部门齐抓，是加快档案信息化建设的动力。档案部门要对现存馆藏档案资源进行录入、扫描、挂接等数字化处理，同时，要对每年新产生的各类文件转换成电子文件进行指导，任务重，见效难。因此，我们巧借外力，紧紧抓住市委、市政府电子政务网络平台建设这一机遇，制订政策框架，发布电子文件管理标准，形成各机关、各部门齐抓共管局面，推进电子文件规范管理。

四、今后打算

档案信息化建设是一项系统工程，是档案部门长期要坚持的基本工作。近年来，尽管我们做了一些有益的探索和尝试，但与上级和现实要求相比还有差距。今后，我们将结合实际，着力在以下方面取得新突破：

（一）优化发展环境。针对我市档案信息化建设发展不平衡的实际，认真研究制定档案信息数据库、档案网站和管理系统平台建设的规划，向党委、政府提出切实可行的档案信息安全建设的实施方案。同时，要积极争取省档案局和市政府的支持，加大配置现代化管理设备的力度，加强电子文件规范管理，确保电子档案的完整与安全。

（二）加强队伍建设。采取走出去，请进来的方式，强化对现有人员的档案信息安全知识和技术应用培训，同时，也要积极与组织、人社部门协调，为各级档案部门公开选拔一批即懂档案管理又精通信息安全技术的复合型人才。

（三）着力功能完善。要进一步完善档案信息网站上档案文件检索功能建设，增设高级检索，增加限制检索功能，提高查准率；完善查询结果处理方式，增加后续服务；继续推进各县区目录数据库建设力度，提高著录质量，尽快实现文件级检索，提高检索速度；进一步推广普及档案管理软件应用，开展机关未进馆档案全文扫描、著录和接收异地备份等工作，以档案信息化功能的完善，促进档案“记录历史，传承文明，服务现实，预见未来”功能的充分发挥。