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甘肃省城市社区档案管理办法

发布时间:2018-10-22 11:06:06  作者:佚名  来源:网络  浏览次数:

第一章 总则


第一条为规范我省城市社区居民委员会(以下简称社区)档案工作,有效地保护和开发城市社区档案资源,为城市社区的建设与管理提供服务,根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》,制定本办法。


第二条社区档案是指社区在其从事自我管理、自我教育、自我服务等自治活动中直接形成的反映社区发展历史、对社区建设与管理具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。


第三条社区档案工作是社区基础工作的重要组成部分,应列入社区的工作计划,与社区其他工作协调发展。


第四条社区档案实行集中统一管理的原则,以确保各类档案的完整、准确、安全和有效利用。


第二章 社区的档案管理职责


第五条社区应根据工作需要,指定专职或兼职人员负责档案工作,建立健全档案工作制度,配备档案专柜。


第六条社区文件材料的形成、积累、整理、归档等工作应列入有关领导和工作人员的岗位职责,按年度进行检查考核。


第七条社区应积极派档案管理人员参加专业知识和专业技能的培训,使其达到上岗的基本要求。


第八条社区档案工作在业务上接受档案行政管理部门和所在街道办事处的监督和指导。


第九条县(区、市)人民政府、街道办事处和社区居委会应对在档案工作中做出突出贡献的人员进行表彰奖励;对危害档案完整与安全的行为,应按照《档案法》的有关规定进行处理。


第三章 社区文件材料的整理与归档


第十条社区档案一般分为文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等七个大类,各大类之下所设二级类目按本《办法》附件一办理。


第十一条社区文件材料归档应符合下列基本要求:


(一)归档的文件材料用纸规范,齐全完整,准确无损,签字盖章手续完备,字迹清晰耐久,无铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等字迹。


(二)归档的声像材料照片与底片相符,图像、声音清晰。


(三)电子文件应与打印出的纸质文件一并归档,禁用软盘作为电子档案的保存载体。


(四)归档文件材料的整理应符合国家有关标准和规范。


(五)归档时须编制移交清册一式两份,交接双方在对档案清点无误并共同签字后,各存一份以备查考。


第十二条社区文件材料的归档范围,按本《办法》附件一办理。


第十三条各类归档文件材料的整理


(一)文书档案按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》(甘档发[2002]16号)执行,其中以前已整理好的文件材料可不拆卷。


(二)基建文件材料以基建项目为单位,将与项目有关的立项审批、征地拆迁等管理性文件与图纸一并整理。其中文字材料按问题结合形成时间排列组卷,图样材料按专业结合图号顺序排列组卷,具体方法按照《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T1182-2000)执行。


(三)设备档案的归档文件材料以单台(套)设备为单位,结合形成时间或随机文件目录的顺序排列组卷。


(四)会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四大类进行整理,具体按《甘肃省〈会计档案管理办法〉实施细则》(甘财办[2003]11号)、《甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范》(甘财办[2003]12号)执行。


(五)照片档案按时间顺序结合事由分别集中整理,不再分类。录音、录像档案分别以盘为单位整理,按时间顺序排列。


(六)实物档案按物品种类分别以件为单位整理。


(七)电子文件以盘为单位,按年度整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目。


第十四条归档时间


文书档案、声像档案、实物档案随时归档;基建档案在基建项目竣工验收后一个月内归档;设备档案在设备开箱验收后归档;会计档案、电子档案按年度归档。


第十五条档案编目


(一)文书档案归档文件材料以件为单位整理的,按保管期限结合年度和类别编制归档文件目录;以卷为单位整理的按保管期限结合年度编制案卷目录和全引目录。


(二)基建档案按项目以卷为保管单位确定案卷顺序号,编制案卷目录。


(三)设备档案按设备以卷为保管单位确定案卷顺序号,编制案卷目录。


(四)会计档案按类别分别确定案卷顺序号,编制案卷目录。


(五)实物档案按类别以件为单位编号编目。


(六)照片档案以张(或组)为单位编制目录。


(七)录音带、录像带、电子档案以盘为单位编号编目。


第十六条各类档案应分别编制目录。


第四章 档案的鉴定与销毁


第十七条档案文件材料价值的鉴定与保管期限的划分,根据其门类的不同,执行国家的相应规定。


第十八条对本无保存利用价值和到期经鉴定确认无继续保存利用价值的档案,社区档案管理人员应按照国家有关规定,逐卷(件)编制销毁清册,提出销毁意见,经社区领导研究批准后进行销毁。


第五章 档案的保管和利用


第十九条社区应重视档案安全保管工作,对档案管理状况经常进行检查,及时消除安全隐患。要有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫鼠等措施,确保档案安全万无一失。


第二十条社区应根据工作需要,利用档案资料撰写社区大事记、组织沿革、专题资料等编研材料。


第二十一条查阅档案应建立利用登记簿,履行登记手续,重要或涉密档案的利用应经社区主要负责人批准。


第二十二条社区档案管理人员应做好各种门类档案数量和利用情况的登记、统计工作。


第二十三条社区档案管理人员变换更替时,应办理档案交接手续,以分清责任。


第二十四条有条件的社区,应逐步实现档案管理现代化。


第二十五条各地可根据本办法,结合实际制定本地的实施办法。


第二十六条本办法由甘肃省档案局负责解释。


第二十七条本办法自发布之日起施行。


附件一:


甘肃省城市社区


文件材料分类方案与归档范围一览表


1 文书档案


1.1 党群工作类


1.1.0 社区党员大会、党委(支部)会议、工作会议材料


1.1.1 社区党委(支部)工作计划、总结、决定等


1.1.2 社区党委(支部)制定的各项制度、规定


1.1.3 社区党组织选举的报告、批复


1.1.4 社区党组织和党员统计报表、党员名册


1.1.5 社区党员关系调转介绍信(存根)、党费存根以及党员发展计划、积极分子考核材料


1.1.6 社区党员教育培训、民主评议、违纪处理材料


1.1.7 精神文明创建活动的材料


1.1.8 社区民兵组织、共青团组织、妇女组织、工会组织等群团组织设置、工作计划总结、会议记录、活动记录、统计报表等


1.1.9 上级党的机关发来的需要宣传贯彻的文字材料


1.2 自治工作类


1.2.0 社区概况、组织沿革、大事记、自治章程、规章制度


1.2.1 社区居民(代表)会议、社区民主协商议事会活动材料


1.2.2 社区的工作计划、总结、请示与批复、报告与批示、决议、决定、领导班子会议记录等


1.2.3 社区居委会换届选举文件材料


1.2.4 领导视察工作的讲话、题词


1.2.5 民事调解、治安保卫、公共卫生、计划生育等下属委员会的组织工作职责、组成人员名单、活动记录


1.2.6 社区专题报告、典型调查及经验交流材料


1.2.7 社区居民档案,包括户籍登记、健康登记、刑满释放、吸毒人员名册、劳动教养人员名册、安置登记、帮教记录等材料


1.2.8 有关评比表彰先进的材料


1.2.9 上级政府机关制发的需要宣传贯彻的规定、办法等文件材料


1.3 服务救助类


1.3.0 社区服务工作计划、总结、报告


1.3.1 社区服务工作职责、便民利民服务项目设置、活动记录


1.3.2 社区服务队伍(包括志愿者)名册、活动记录


1.3.3 社区养老保险、优抚、特困户及最低保障金发放管理名册、登记表、统计表


1.3.4 社区下岗职工名册和劳动技能情况登记表


1.3.5 社区开展再就业培训及安置就业情况统计报表


1.3.6 社区开展敬老、优抚活动形成的材料及统计报表


1.3.7 社区开展扶持贫困户、救助残疾人活动形成的材料及统计报表


1.3.8 社区服务工作目标责任状、合同、工作规划及管理办法


1.3.9 政府部门关于发展社区服务的政策、规定、规划等


1.4 文教宣传类


1.4.0 社区文化教育宣传工作的计划、总结、报告


1.4.1 社区文化站、活动室、广场等文化活动设施建设报告及统计表


1.4.2 社区宣传栏、板报等开展宣传活动形成的材料


1.4.3 社区开展老年人、未成年人、青少年教育培训活动和妇女保护工作形成的材料


1.4.4 社区开展科学、文化、教育活动形成的材料


1.4.5 本社区成员在报刊上发表的文章和报刊上登载的有关本社区情况的文章


1.5 医疗计生类


1.5.0 社区医疗卫生工作计划、总结、报告


1.5.1 社区医疗卫生服务站点建设、疾病预防、医疗、保健、康复等工作计划、总结、统计等材料


1.5.2 社区计划生育工作计划、总结、组织网络、工作制度、各种登记台帐、统计表、活动记录等材料


1.6 环境建设类


1.6.0 社区环境工作计划、总结、报告及统计报表


1.6.1 社区净化、绿化、美化环境的各种活动记录


1.6.2 社区环境卫生保洁工作记录等


1.6.3 社区环境卫生检查评比活动形成的材料


1.7 治安管理类


1.7.0 社区治安综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计报表


1.7.1 社区治安综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料


1.7.2 开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解工作材料


1.7.3 开展综合治理工作的专题报告及典型经验材料


1.7.4 社区人口普查登记及对流动人口管理的记录、统计报表


1.8 财务工作类(包括财务计划、财务预算、财务总结、财务管理、财务公开等方面形成的文件材料)。


2 基建档案


2.1 基建综合类


2.2 基建项目类(以下以基建项目为单位分类)


3 设备档案


3.1 设备综合类


3.2 单台(套)设备类(其下以单台、套设备为单位分类)


4 会计档案


4.1 财务报告类


4.1.0 年度财务报告(决算)


4.1.1 月、季度财务报告


4.2 会计账簿类(一般按下列顺序排列整理:现金出纳账、银行存款账、日记账、明细分类账、分户账或登记簿、固定资产明细账


4.3 会计凭证类(一般以册为单位按时间顺序排列整理)


5 声像档案


5.1 照片


5.1.0 上级领导视察社区工作形成的照片


5.1.1 社区召开各种会议及文化、体育、庆典活动形成的照片


5.1.2 报刊、电台及刊登反映社区情况的照片及文字说明材料


5.1.3 社区主要领导人和著名人物的照片


5.1.4 社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片


5.1.5 社区概貌及所属基础设施的照片


5.2 录音、录像


5.2.0 上级领导视察社区活动形成的录音、录像材料


5.2.1 反映社区历史概貌及重要活动的录音、录像材料


6 实物档案


6.1 社区获得的各种锦旗、奖状、奖牌、奖杯、奖品、荣誉证书等


6.2 社区对外交流活动中获得的各种重要纪念品


6.3 具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾


6.4 社区已停止使用的印章及重要戳记


7 电子档案


7.1 综合类(相关的硬件、软件说明材料)


7.2 磁带、磁盘、光盘类(其下以盘为单位分类整理,包括相应的支持软件产品和软、硬件说明材料)


附件二:


甘肃省城市社区建档工作合格标准


一、明确有一名社区居委会领导分管档案工作。(10分)


二、配备有一名经过档案业务培训的专职或兼职档案管理人员。(10分)


三、配置有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠等符合档案保管要求的专室或专柜以及开展档案工作所必需的工具、用品。(10分)


四、认真学习《档案法》、《甘肃省档案管理条例》,建立了各项档案工作制度。(10分)


五、制定有本社区文件材料的分类方案、归档范围和保管期限表。(10分)


六、社区过去和现在形成的各种门类和载体的文件材料收集齐全完整,实行集中统一管理。(10分)


七、各类档案全部按照国家有关标准规范进行了整理,编制有完备的检索工具,达到查阅方便、整齐美观的要求。(10分)


八、编写了本社区的大事记、组织沿革、基础数字汇编和档案全宗介绍。(10分)


九、建立有档案资料查阅登记簿、档案利用效果登记簿,并积极开展档案利用工作,取得了良好的社会效益和经济效益。(10分)


十、配置有586以上的计算机,对文书档案实行计算机管理,能进行档案的计算机编目、检索、统计。(10分)


(以上十项达到80分为基本合格,90分为合格,100分为优秀)


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