为充分发挥学校档案在教育教学和学校行政管理中的作用，切实提高学校档案基础业务水平，经市教育局和市档案局研究，决定在全市范围内开展学校档案工作规范化建设活动，现将有关事项通知如下：

一、规范化管理对象

全市范围内所有中小学校。

二、基本要求

（一）管理体制。各级学校要建立综合档案室，确定一名校长分管档案工作，确定1—2名专（兼）职人员对各类档案进行综合管理。同时，要将档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。要完善各项管理制度，实现制度上墙。

（二）规范内容。学校档案是指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

1、文书档案。主要包括学校党、团（少先队）、工会、民主党派等工作中形成的需要归档保存的文件材料；学校行政管理（人事任免、机构设置、工资待遇、评定职称、评优选先及学校总务、后勤工作）等方面形成的需保存的各类文件材料；学校各教学（教研）部门工作中形成的属于文书档案归档范围的文件材料；各种会议文件、会议记录；学校大事记、组织沿革、校史、文件汇编、基础数字统计等。

2、教学档案。教学档案是学校在教学实践活动中形成的反映学校主要职能活动和基本历史面貌的在日后工作中有一定查考利用价值的文件材料，主要包括教学管理、教学实践、教学研究、教师培训等工作中形成的具有利用价值的各类文件材料。

3、会计档案。会计档案是学校在经济管理和会计核算活动中产生的反映经济管理和会计核算活动基本历史面貌的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。

4、教师业务档案。教师业务档案是教师在校内外从事教学、教学研究、教学改革、教师培训以及参加社会各项活动实践中产生的，能够反映教师本人政治思想面貌、教学业务水平和劳动成果的文件材料的集合体。主要包括：“教师卡片”（教师的自然情况登记表）；“教师教学工作情况登记表”； 教师的发明创造、论文、专著、教学经验；对教师教学工作的评议；教师在讲学过程中形成的教案；教师学历、教龄和某些考试成绩；教师现任、曾任或能任课程的情况记载；教师参加科技、科研、外事活动形成的材料以及教师职称评定、晋升职级、评先选优及师德师风等方面的材料。

5、学籍档案。学籍档案是如实记载学生在校学习实践活动中德、智、体、美、劳情况的历史记录。学籍档案作为学生求学历程的记录和升学、就业的重要依据，在学校档案中具有不可或缺的重要地位，它主要包括：学籍表；健康检查（登记）表；体质测试表；学生奖惩登记表；新生录取名册；学生名册（分年级）；毕业生（结业生）名册；中小学素质评价手册；甘肃省普通高中毕业生登记表；学生毕业去向统计及参军、特招名单；学生转学、休学档案存根等材料。

6、科技档案。科技档案是学校在进行教学研究、基本建设、设备管理等活动中形成的具有保存价值的科技材料。

7、声像档案。声像档案主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音（录像）带、磁盘、影视胶片、光盘等。

8、实物档案。实物档案主要指本学校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。

（三）规范原则。学校档案应按各种门类分别设类和编号，即将学校档案设为文书档案、科技档案和专门档案，专门档案又分教学档案、会计档案、教师业务档案和学籍档案。声像档案和实物档案不单独设类，但单独编目。

1、文书档案按照国家八号令要求，以件为单位，按保管期限――年度分类进行分类。分不同保管期限，分别编制归档文件目录。

2、教学档案以卷为单位，按教学年度分类法进行分类，按文件材料之间的联系组卷，分不同保管期限，一种保管期限下面，若干年一个大流水号，并编制案卷目录。

3、会计档案按照财政部、国家档案局1998年颁发的财会[1998]32号《会计档案管理办法》执行。

4、科技档案中科研类按照国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2－92执行。基本建设类按照国家档案局、国家计委1998年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

5、教师业务档案和学籍档案按人员所在部门、年级或班级进行分类，按人头组卷。

三、等级认定

（一）认定标准。按照《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》规定，档案规范化管理分为省特级、省一级、省二、省三级四个等级。省二级是对市直各学校和乡镇中心小学及以上中小学、市级以上示范性幼儿园、各类中等职业学校的基本要求；省三级是对乡镇中心小学以下学校的基本要求。

（二）申报程序。申请档案规范化管理测评认定的学校于每年8月底前将申请报告、工作汇报、申报表（见附件3）等材料（一式三份）报市档案局和市教育局审核，测评认定时间为每年10月1日—11月20日。市属学校由市档案局会同市教育局组成联合认定组测评认定，县区属学校申请认定

省特级、省一级的由市档案局会同市教育局组成联合认定组测评认定，县区所属学校申请认定省二级与省三级由县区档案局会同县区教育局组成联合认定组测评认定。

（三）责任分工。市教育局直属学校的档案规范化管理工作由市教育局负责协调组织，档案管理测评工作的业务指导、考核评定由市档案局负责。县区教育局所属学校的档案工作由县区教育局负责牵头组织，由当地档案局负责具体业务指导和初评，符合测评条件后集中向市档案局申请测评，统一上报省档案局进行备案和颁发等级证书。

四、工作要求

（一）健全机构，落实责任。各学校要成立档案规范化测评领导小组，主要领导要担任组长，加强对测评工作的组织领导。要将档案规范化测评作为提升学校内部管理的基础工作，纳入本单位议事日程和年度工作考评目标，制订档案测评实施计划，排出时序进度表，有组织、有步骤地开展档案测评工作。已经创建和正在列入创建的省、市级示范学校要求率先创建。

（二）建章立制，规范管理。各学校要制定和完善档案的立卷归档、保管、保密、借阅、档案人员岗位责任制等各项制度，做到制度上墙。要加强对文书、教学、会计、教师业务、学籍、科技、声像和实物等档案的收集整理，并实行集中统一管理。同时，要做好档案编研工作，如本单位大事记、组织沿革、基础数字汇编等。特别注意收集保管事关本单位、职工、学生切身利益的诸如校史、荣誉、奖惩、职称、劳资、学籍等涉及民生的档案。做好纸质文件和电子文件的备份存档。加强对文件查阅管理，市教育局不接受县区、学校教师个人文件查阅的要求，由县区、学校统一安排专人查阅。

（三）完善设施，确保安全。各学校要完善档案装具配置，配备档案专用铁柜、温湿度仪、灭火器、计算机等设施设备，使用规范档案卷盒，以备日后档案移交给档案馆时数据移交、案卷和检索工具质量符合进馆标准。

（四）加强督导、严格考评。按照“统一领导，分级管理”的原则，各县区教育部门每年要确定3—5个基础条件好，档案数量多的学校开展测评活动。各级档案部门要加强与教育部门协调联系，及时对参加测评学校开展检查督促和业务指导。市教育局与市档案局，将抽调专人对全市所有学校的档案管理水平进行不定期的重点抽查和专项督导检查，对每年考核的情况将进行通报。