办公室职能

负责局机关文秘、车辆管理、劳动纪律、安全保卫、综合治理等日常事务和后勤保障工作；负责全市档案干部岗位培训、职称评审、学会管理、精神文明建设及档案宣传工作；完成档案工作目标管理、领导班子、工作人员三项考核工作；负责做好效能风暴、两联两扶、招商引资相关材料的报送和工作的落实；督促协调局机关各科室抓好工作落实。

指导科职能

负责全市行政区域内档案业务的监督检查和业务指导；对全市机关、团体、企事业单位档案工作进行年检和考评，负责全市档案法制建设、做好依法行政、普法宣传、法制信息报送等工作的组织协调、开展档案业务培训。

信息科职能

负责白银档案信息网和机关局域网的运行、更新、维护、信息发布和安全工作；负责各类档案数据库建设工作；对馆藏档案全文扫描和著录数据库进行备份和链接，组织指导未进馆档案扫描、著录、链接工作。

档案管理科职能

负责市级机关、团体、企事业单位以及所属单位重要档案的接收、整理、鉴定、编目及图书资料、珍贵档案的收集征集；负责馆藏档案安全保管、解密开放、接待咨询、提供利用、科学统计等工作；做好消防安全工作台账的建立和材料的报送、负责重点部位消防设施的维护、检查和安全应急预案的完善。

现行文件阅览服务中心职能

负责政务信息公开制度和政务公开场所建设；进行现行文件收集、整理、查阅；整理汇编档案利用典型事例；更新完善档案展览和开展爱国主义教育活动。

电子文件管理中心

负责电子文件接收平台和登记备份平台的建设、维护；对全市重要会议、重大活动声像资料进行现场采集并整理归档；监督指导市直机关、人民团体、企事业单位和其他组织完成电子文件的归档、接收和备份工作等。

编纂研究科职能

对档案资料进行深层次开发、加工、编纂；负责档案宣传信息的统计、汇编和报送工作。