市档案局为了贯彻落实中央、省关于全面推进政务公开工作要求，加强政务阳光透明，推进决策公开,广泛听取基层意见,提高会议效率，特制定本制度。

一、适用范围

凡涉及群众切身利益、需要社会广泛知晓的我市新出台的重大有关档案的社会管理政策、新的改革方法或措施等会议（依法应当保密的除外）。

二、会议筹备

1、会议具体责任部门要通知会议利益相关方或利益相关方代表列席会议，并通过网站、新闻媒体等向社会公开本次会议议题。

2、包含利益相关方列席的会议一般由局主要领导主持，会议具体责任部门负责通知其他与会人员，并做好会议记录及编写会议纪要。

3、会议结束后，会议具体责任部门需整理此次会议相关材料、会议成果等内容，最终在政务公开网站进行公示。三、利益相关方代表提问发言

会议进行中，会议具体责任部门要维持会场秩序，如有必要，需提前安排特定时间由利益相关方代表进行提问与发言，广泛听取利益相关方的意见，并对相关发言内容进行记录，作为最终会议决策的参考。

四、会议纪律

1、会议具体责任部门安排专人负责会议签到，最终将利益相关方列席人员名单共同上报至政务公开网站。

2、所有参会人员必须提前10分钟到达会场，确保会议顺利、高效进行。

3、会议过程中，手机必须关机或保持振动、静音状态，一般不要走出会场接听电话。

4、本制度从印发之日开始执行。